Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark uanset ejer- eller hæftelsesforhold er omfattet af bogføringspligten. Derudover er danske filialer eller faste driftssteder af udenlandske virksomheder også omfattet.
Du skal tilrettelægge og udføre din bogføring under hensyn til din virksomheds kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Det betyder, at der i praksis kan være store forskel på, hvordan fx en lille og en stor virksomhed skal bogføre.
Det gælder dog generelt, at du skal bogføre transaktioner nøjagtigt og hurtigst muligt efter transaktionen har fundet sted – fx efter et køb eller salg. Du skal løbende foretage de nødvendige afstemninger, fx med banken, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.
Opbevaring
Du skal opbevare bilag og andet regnskabsmateriale på en sikker måde i fem år, så det ikke går tabt. Du har pligt til at stille virksomhedens regnskabsmateriale til rådighed for en offentlig myndighed inden for en fastsat frist, uanset hvordan og hvor materialet opbevares.
Nedskrevne procedurer
En lang række virksomheder skal have nedskrevne procedurer for bogføringen.
Virksomheder er omfattet af bogføringsloven
Den nye bogføringslov ændrer ikke på, hvem der er omfattet af bogføringspligt. Er din virksomhed omfattet af den gældende bogføringslov (før 1. juli 2022), vil I også være bogføringspligtige efter den nye bogføringslov efter 1. juli 2022.
Det betyder, at alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark uanset ejer- eller hæftelsesforhold er omfattet af bogføringspligten. Derudover er danske filialer eller faste driftssteder af udenlandske virksomheder også omfattet.
Foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener pengene hertil ved erhvervsdrift, vil ikke være bogføringspligtige. Hvis en forening derimod har erhvervsdrift det kan fx være udlejning af lokaler eller cafeteriadrift – vil den være bogføringspligtig. Enkeltstående erhvervsaktiviteter, fx afholdelse af et loppemarked medfører ikke, at en forening anses for erhvervsdrivende. Andelsboligforeninger anses for at være erhvervsdrivende og er dermed bogføringspligtige.
Virksomheder, organisationer mv. der ikke er erhvervsdrivende vil være omfattet af bogføringspligten, hvis de er afgifts- eller skattepligtige til Danmark. Endelig kan virksomheder mv. være omfattet, hvis de modtager offentlige tilskud.
Det er ikke alle bogføringspligtige virksomheder, foreninger mv., som skal bogføre via et digitalt bogføringssystem.
Der findes mange forskellige digitale bogføringssystemer på markedet, som kan håndtere alt lige fra den selvstændige virksomhedsejer med få kunder, til store komplekse systemer, der fx er integreret med virksomhedens lønsystemer, webshop og lagerstyring.
Det er op til jer som virksomhed at beslutte om I vil anvende et registreret bogføringssystem eller anvende et ikke-registreret system. Hvis I vælger at anvende et ikke-registreret system, skal I dog selv sikre, at jeres bogføringssystem lever op til lovens krav.
Krav om digital bogføring
Hvis din virksomhed er regnskabspligtig efter årsregnskabsloven, skal I bogføre digitalt. Det samme gælder andre virksomheder, foreninger m.v., hvis jeres nettoomsætning fra erhvervsdrift i to år overstiger 300.000 kr. Endelig er også bogholdere og andre, der udfører bogføring for andre virksomheder, omfattet af reglerne.
Kravet om digital bogføring omfatter følgende to grundlæggende bogføringspligter:
- At registrere virksomhedens transaktioner i et digitalt bogføringssystem og
- At opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne, i et digitalt bogføringssystem, eller som minimum opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.
Er I omfattet af kravet om digital bogføring, kan I vælge mellem enten at bruge et digitalt bogføringssystem, der er registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, dvs. et standardsystem, enten et cloud-baseret system eller et hybrid—system, eller et specialudviklet bogføringssystem til jeres virksomhed. Hvis I vælger det sidste, skal I selv sikre, at systemet opfylder kravene til digitale bogføringssystemer efter den nye § 15.
Hvis jeres digitale bogføringssystem er installeret lokalt på virksomhedens computere, som det er tilfældet med licens-betalte bogføringssystemer og specialudviklede bogføringssystemer, vil registreringer og bilag som udgangspunkt også blive opbevaret på virksomhedens computere eller servere. I skal derfor løbende tage en fuldstændig sikkerhedskopi af jeres registreringer og bilag, som bliver opbevaret hos en tredjepart f.eks. i en såkaldt cloud-løsning. Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler herom som en del af kravene til digitale bogføringssystemer.
Det er ikke alle bilag, som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem, men kun de bilag som det til enhver tid er sædvanligt at opbevare af bilagsdokumenter i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer. Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler herom ved bekendtgørelse.
Ved en ændring af årsregnskabsloven er der samtidig blevet indført en pligt til, at regnskabspligtige virksomheder skal give oplysninger om deres bogføringssystem ved indberetning af årsrapporten.
Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale
Der er ikke i bogføringsloven et generelt krav om at alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt, men når reglerne om bogføring via et digitalt bogføringssystem træder i kraft, så skal virksomheden efter bogføringsloven opbevare registreringer og bilag der dokumenterer registreringerne i et digitalt bogføringssystem, som opfylder kravene efter bogføringsloven. Bogføringssystemet skal sikre, at registreringer og bilag opbevares i den 5-prige opbevaringsperiode, som bogføringsloven kræver. Der vil dog ikke være krav om, at alt regnskabsmateriale skal opbevares i et digitalt bogføringssystem.
Erhvervsstyrelsen vil fastsatte nærmere regler for virksomheder om, hvilke bilag, der skal opbevares i et digitalt bogføringssystem, og tilsvarende regler for udbydere om hvilke krav til opbevaring, som et digitalt bogføringssystem skal opfylde. Det forventes, at kravene vil komme til at omfatte dokumentation for transaktioner vedrørende køb og salg, herunder navnlig købs- og salgsfakturaer. Det forventes dog, at kravene ikke vil komme til at omfatte udskrevne kasseboner og dokumentation for transaktioner, som ikke forligger i digitalt format og som modtages vedrørende køb og salg af varer og tjenesteydelser uden for landets grænser.
Reglerne om at bogføringssystemet skal sikre opbevaring i den 5-årige opbevaringsperiode efter bogføringsloven gælder også, hvis virksomheden går konkurs, bliver tvangsopløst, opsiger abonnementet på sit bogføringssystem eller blot ophører med at betale abonnementet. Derimod har udbyderen af et bogføringssystem ikke pligt til at give virksomheden adgang til regnskabsmaterialet efter endt kundeforhold.
Hvis en virksomhed skifter til et andet digitalt bogføringssystem, er virksomheden forpligtet til forsat at lade regnskabsmaterialet opbevare hos den tidligere udbyder. Dette gælder også, hvis virksomheden overfører en kopi af alt sit regnskabsmateriale til det nye digitale bogføringssystem.
Opbevaringen behøver ikke at ske på en måde, så regnskabsmaterialet til enhver tid er læsbart, blot regnskabsmaterialet kan gendannes og gøres læsbart inden for en rimelig tidsfrist i forbindelse med myndigheders efterfølgende kontrol.
Opbevaringen skal ske på en af tre måder:
I cloud-baserede bogføringssystemer skal virksomhederne både registrere transaktioner og opbevare registreringerne og bilag hos en tredjepart, enten i form af udbyderen af systemet eller hos dennes cloud-leverandør.
I hybrid-bogføringssystemer, der installeres lokalt i virksomheden, må virksomheden gerne opbevare registreringer og bilag lokalt i virksomheden, hvis systemet automatisk og løbende tage en sikkerhedskopi af kundens registreringer og bilag, som opbevares hos en tredjepart.
I specialudviklede bogføringssystemer, hvor registreringer og bilag opbevares lokalt på virksomhedens egen server, skal der løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi som opbevares hos en tredjepart.
Kontrol med overholdelse af kravene
Efter den nye bogføringslov skal Erhvervsstyrelsen føre en risikobaseret kontrol med at såvel udbydere som virksomheder overholder deres pligter i forhold til digitale bogføringssystemer og digital bogføring.
Ved risikobaseret kontrol forstås at Erhvervsstyrelsen kan iværksætte en kontrol, hvis der er indikationer på at lovkrav ikke bliver overholdt. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med virksomheder der benytter digitale bogføringssystemer efter den nye § 24 og kontrol med udbydere af digitale bogføringssystemer efter den nye § 25.
Hvis Erhvervsstyrelsen i forbindelse med en sådan kontrol konstaterer overtrædelser af krav i bogføringsloven, kan styrelsen anvende de reaktionsmuligheder, der følger af de nye §§ 27 og 29 i bogføringsloven. Endvidere kan der efter omstændighederne blive tale om bødestraf for overtrædelser efter den nye § 33.